Individueller Service

Bei individuellen Wünschen, Problemen oder Nachfragen zu ESV melden Sie sich gerne. Wir lösen mit Ihnen jede Herausforderung, die Ihnen der Verein stellt.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen beim Kauf von ESV einen umfangreichen Support, der nicht nur einen Hotline-Serivce beinhaltet, sondern bei Bedarf Fernwartung per Teamviewer oder sogar Vorort Termine anbietet.

Neuigkeiten

13. ESV Anwendertreffen

23.11.2018 Brühl, 06.12.2018 Dortmund, 07.12.2018 Glinde

Auch dieses Jahr soll die Tradition der ESV Anwendertreffen gepflegt werden.

Im Mittelpunkt stehen wieder

  • der direkte Erfahrungsaustausch der Mitarbeiter/Innen, Stichwort „Best Practice“-Beispiele aus den Vereinen
  • Referate zur Vertiefung und Hilfestellung bei Arbeiten in  der Geschäftsstelle in, mit und um ESV.

Das diesjährige Anwendertreffen steht ganz im Zeichen des Datenschutzes und der EU DSGVO. Ein halbes Jahr nach Inkrafttreten sollen sowohl die rechtlichen Auswirkungen auf Vereine als auch die darauf zurückgehenden Änderungen in ESV betrachtet werden. Für den Themenbereich der rechtlichen Auswirkungen konnten wir einen kompetenten externen Referenten gewinnen.

Aufgrund der hohen Teilnehmerzahlen in Dortmund in den letzten Jahren gibt es 2018 zwei Anwendertreffen in NRW. Termine und Veranstaltungsorte sind:

  • Freitag, 23. November, Brühler TV, Sportzentrum, Von-Wied-Str. 2, 50321 Brühl
  • Donnerstag, 06. Dezember, TSC Eintracht Dortmund, Sportzentrum, Victor-Toyka-Str. 6, 44139 Dortmund
  • Freitag, 07. Dezember, TSV Glinde, Sportzentrum, Am Sportplatz 98A, 21509 Glinde

Geplante Inhalte und Ablauf:

Uhrzeit
10:00 Beginn / Begrüßung
10:15 Vereine und die EU DSGVO
Was müssen Vereine beachten, bedenken und erledigen?
RA Sebastian Hinze, Stein & Partner, Aachen
11:15 Pause und Gelegenheit zu Gesprächen
11:30 Forum Erfahrungsaustausch
12:30 Pause mit Mittagessen
Gelegenheit zu Gesprächen / Ortsbesichtigung
14:00 ESV und die EU DSGVO
Welche Neuerungen gibt es in ESV wegen der EU DSGVO?
Michael Milde, 3S Sport-Software-Service, Aachen
15:00 Forum Erfahrungsaustausch
ab 16:00 Ausklang

Mit Herrn Rechtsanwalt Sebastian Hinze konnten wir für das Referat „Vereine und die EU DSGVO“ einen fachkundigen Referenten gewinnen. Zu seinen beruflichen Tätigkeitsschwerpunkten gehört das Datenschutzrecht. Darüber hinaus ist er 2. Geschäftsführer der Stolberger TG und Rechtsausschussvorsitzender des Basketballkreisverbands Aachen. Diese Kombination aus beruflicher Tätigkeit und privatem Engagement macht ihn für Sie zu einem kompetenten Gesprächspartner für die sich an das Referat anschließende Diskussionsrunde.

Aktualisierte Demoversion verfügbar

Lernen Sie alle Neuerungen des ESV-Updates 2018 kennen

In unserem Downloadbereich steht eine aktualisierte Demoversion zur Verfügung.

Diese enthält alle Neuerungen des ESV-Updates 2018, u.a. alle Anpassungen von ESV an die EU DSGVO und die Umstellung auf IBAN only.

Eine detaillierte Übersicht aller Änderungen und Neuerungen finden Sie hier. Nachfolgend werden die wichtigsten Neuerungen aufgelistet.

Änderungen in ESV:

  • Überarbeitete Kennwortverwaltung
  • Neue Registerkarte „Änderungsprotokoll“ im Formular „Mitglieder“ zur Dokumentation der Eingaben und Änderungen bei den Mitgliedern
  • Neue Registerkarte „Einwilligungen“ im Formular „Mitglieder“ zur Dokumentation erteilter bzw. widerrufener Einwilligungen zur Nutzung von Daten
  • Automatisierte Löschung mehr als 10 Jahre alter Daten
  • IBAN only Verfahren, Reduzierung der Bankverbindung auf IBAN und Kontoinhaber
  • Unterstützung internationaler Bankverbindungen
  • SEPA Verfahren 3.0, keine Unterscheidung zwischen Erst- und Folgelastschriften
  • Automatisierter Import von Rücklastschriften aus elektronischen Kontoauszügen
  • Neue Funktionen zur Verbuchung von Mitteln aus dem Bereich „Bildung und Teilhabe“

 

Änderungen in ESV-KURS:

  • Erweiterte Verwaltung von Reha-Angeboten: Erfassung „Angebotsnummer Rehasport“, separate Funktion zum Unterschriftenlistendruck, Gültigkeitsende für Abrechnungssätze zur besseren Verwaltung sich ändernder Sätze
  • Separates Feld „Kursnummer“
  • Vollständig überarbeitete Schlüsselverwaltung im Bereich der Hallen

 

Änderungen in ESV-ÜBUNGSLEITER:

  • Neue Registerkarte „Änderungsprotokoll“ im Formular „Übungsleiter“ zur Dokumentation der Eingaben und Änderungen bei den Übungsleitern
  • IBAN only Verfahren, Reduzierung der Bankverbindung auf IBAN und Kontoinhaber
  • Unterstützung internationaler Bankverbindungen
  • Möglichkeit zur Definition maximaler Jahreshonorare
  • Vollständig überarbeitete Schlüsselverwaltung im Bereich der Hallen

 

Änderungen in ESV-STUDIO:

  • Hinweis auf Geburtstage im Rashmen des Check-Ins
  • Erfassung der Umsatzsteuersätze im Bereich des Tresenverkaufs

Frühjahrsseminar 2018 des Freiburger Kreises in Hannover

19.-21. April 2018 im DORMERO Hotel Hannover

Ab dem 19. April 2018 findet das Frühjahrsseminar des Freiburger Kreises, der Arbeitsgemeinschaft größerer deutscher Sportvereine, in Hannover statt.

Als Seminarpartner des Freiburger Kreises sind wir vor Ort mit einem Ausstellungsstand vertreten.

Da ca. 30% der Mitgliedsvereine des Freiburger Kreises ESV nutzen, bietet die Veranstaltung nicht nur die Gelegenheit an unserem Stand ESV kennenzulernen, sondern gleichzeitig auch die Möglichkeit, sich mit einer Vielzahl von langjährigen ESV Nutzern über die Software auszutauschen.

Besuchen Sie uns vom 19. bis zum 21. April 2018 auf dem Freiburger Kreis Seminar im DORMERO Hotel Hannover, Hildesheimer Str. 34-38, 30169 Hannover.

 

Unterlagen des 12. Anwendertreffens verfügbar

Die Unterlagen des 12. Anwendertreffens 2017 sind online verfügbar und können im Downloadbereich heruntergeladen werden.

FAQs

Wie führt man eine Erstinstallation von ESV SOLO oder ESV JUNIOR durch?

Sollte auf Ihrem PC eine Testversion von ESV installiert sein, so müssen Sie als erstes die ESV Demo und MS Access Runtime deinstallieren. Dazu nutzen Sie den Bereich „Programme und Funktionen“ der Windows Systemsteuerung.

Anschließend gehen Sie zur Installation von ESV SOLO oder ESV JUNIOR folgendermaßen vor:

  1. Legen Sie Ihre ESV Installations-CD in Ihren PC ein und lassen Sie sich den Inhalt der CD im Windows Explorer anzeigen.
  2. Wechseln Sie in den Ordner „ESV“ der CD.
  3. Starten Sie das Installationsprogramm „setup.exe“. Wir empfehlen die Installation von ESV explizit mit Administratorrechten durchzuführen, d.h. das Setup über die rechte Maustaste und „als Administrator ausführen“ zu starten.
  4. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms. Nach der Fertigstellung der Installation wird automatisch die MS Access Runtime installiert. Hierzu sind keine Eingaben Ihrerseits notwendig.
  5. Bestätigen Sie den Abschluss des Setups – fertig!
Wie führt man eine Erstinstallation von ESV PRO durch?

Sollte auf einem der Rechner, auf denen Sie ESV PRO installieren wollen, eine Testversion von ESV installiert sein, so müssen Sie als erstes die ESV Demo und MS Access Runtime deinstallieren. Dazu nutzen Sie den Bereich „Programme und Funktionen“ der Windows Systemsteuerung.

Anschließend gehen Sie zur Installation von ESV PRO folgendermaßen vor:

  1. Legen Sie auf Ihrem Server ein zentrales Verzeichnis für die Daten von ESV an. Alle Nutzer, die mit ESV arbeiten sollen, benötigen Vollzugriff auf diesen Ordner.
  2. Legen Sie in dem unter 1. erstellten Ordner einen Unterordner „Vorlagen“ und einen Unterordner „Exporte“ an.
  3. Legen Sie Ihre ESV Installations-CD in Ihren PC ein und lassen Sie sich den Inhalt der CD im Windows Explorer anzeigen.
  4. Kopieren Sie den Inhalt des Ordners „Backend“ in den unter 1. erstellten Ordner auf Ihrem Server.
  5. Kopieren Sie den Inhalt des Ordners „Vorlagen“ in den unter 2. erstellten Unterordner „Vorlagen“.
  6. Wechseln Sie in den Ordner „ESV“ der CD.
  7. Starten Sie das Installationsprogramm „setup.exe“. Wir empfehlen die Installation von ESV explizit mit Administratorrechten durchzuführen, d.h. das Setup über die rechte Maustaste und „als Administrator ausführen“ zu starten.
  8. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms. Im Laufe der Installation werden Sie nach dem Pfad zu der Backenddatenbank „ESVDaten.mdb“ gefragt. Verweisen Sie an dieser Stelle auf die unter 4. auf den Server kopierte Datenbank. Wir empfehlen dabei die Verwendung von UNC-Pfaden, da so Abhängigkeiten von Netzlaufwerken vermieden werden.
    Nach der Fertigstellung der Installation wird automatisch die MS Access Runtime installiert. Hierzu sind keine Eingaben Ihrerseits notwendig.
  9. Bestätigen Sie den Abschluss des Setups – fertig!
  10. Wiederholen Sie die Schritte 7-9 auf jedem PC, auf dem ESV PRO installiert werden soll.
Wie führt man eine Erstinstallation von ESV PRO für Terminal Server durch?
  1. Legen Sie auf Ihrem Server ein zentrales Verzeichnis für die Daten von ESV an. Alle Nutzer, die mit ESV arbeiten sollen, benötigen Vollzugriff auf diesen Ordner.
  2. Legen Sie in dem unter 1. erstellten Ordner einen Unterordner „Vorlagen“ und einen Unterordner „Exporte“ an.
  3. Legen Sie Ihre ESV Installations-CD in Ihren PC ein und lassen Sie sich den Inhalt der CD im Windows Explorer anzeigen.
  4. Kopieren Sie den Inhalt des Ordners „Backend“ in den unter 1. erstellten Ordner auf Ihrem Server.
  5. Kopieren Sie den Inhalt des Ordners „Vorlagen“ in den unter 2. erstellten Unterordner „Vorlagen“.
  6. Wechseln Sie in den Ordner „ESV“ der CD.
  7. Starten Sie das Installationsprogramm „setup.exe“. Wir empfehlen die Installation von ESV explizit mit Administratorrechten durchzuführen, d.h. das Setup über die rechte Maustaste und „als Administrator ausführen“ zu starten.
  8. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms. Im Laufe der Installation werden Sie nach dem Pfad zu der Backenddatenbank „ESVDaten.mdb“ gefragt. Verweisen Sie an dieser Stelle auf die unter 4. auf den Server kopierte Datenbank.
    Nach der Fertigstellung der Installation wird automatisch die MS Access Runtime installiert. Hierzu sind keine Eingaben Ihrerseits notwendig.
  9. Bestätigen Sie den Abschluss des Setups.
  10. Nun müssen sich alle Nutzer, die mit ESV arbeiten sollen, der Reihe nach auf dem Terminal Server anmelden. Für jeden Nutzer ruft man dann in der Programmgruppe „ESV“ (Start -> Alle Programme bzw. Alle Apps -> ESV) den Eintrag „ESV Frontend Setup“ auf.
    Die einzelnen Nutzer benötigen für die Installation keine Administratorrechte. Allerdings wird zum Beginn des Setups nach dem Administratorpasswort gefragt.
    Folgen Sie den Anweisungen des Setups und bestätigen Sie am Ende den Abschluss des Setups – fertig!
Welche Besonderheiten gibt es bei der Installation von ESV KURS zu beachten?

Bei der Installation von ESV Kurs sind keine Besonderheiten zu beachten. Dies ist unabhängig von der verwendeten ESV Basisversion (ESV PRO, ESV SOLO oder ESV JUNIOR).

Welche Besonderheiten gibt es bei der Installation von ESV ÜBUNGSLEITER zu beachten?

Bei der Installation von ESV Übungsleiter sind keine Besonderheiten zu beachten. Dies ist unabhängig von der verwendeten ESV Basisversion (ESV PRO, ESV SOLO oder ESV JUNIOR).

Welche Besonderheiten gibt es bei der Installation von ESV STUDIO zu beachten?

Für die Nutzung von ESV STUDIO werden, analog zu dem Vorlagenordner für die ESV Basisversionen, ein Ordner „Bilder“ für die Bilder Ihrer Studiomitglieder und ein Ordner „Kasse“ für die Kassenabschlussdaten, die im Rahmen des Tresenverkaufs entstehen, benötigt.

Da alle Nutzer von ESV Zugriff auf diese Ordner benötigen, sollten Sie entsprechende Unterordner „Bilder“ und „Kasse“ in dem zentralen ESV-Ordner auf Ihrem Server erstellen.

Wie kann ich mich nach einer Erstinstallation von ESV PRO, ESV SOLO oder ESV JUNIOR im Programm anmelden?

Nach der Erstinstallation von ESV PRO, ESV SOLO oder ESV JUNIOR steht Ihnen ein Zugang mit dem Nutzernamen „Chef“ und dem Kennwort „Boss“ zur Verfügung. Beachten Sie bei der Eingabe des Kennworts Groß-/Kleinschreibung.

Da mit diesem Zugang der Zugriff auf alle Daten und alle Funktionen in ESV möglich ist, sollten Sie ihn nur nutzen, um eigene Nutzer einzurichten. Dazu rufen Sie im Menü „Sonstiges“ die Funktion „Benutzerkonten“ auf.

Sobald Sie neue Nutzer eingerichtet haben, sollten Sie den Nutzer „Chef“ löschen, um jeglichen unbefugten Zugang zu verhindern. Wenn Sie den Zugang nicht komplett löschen wollen, dann ist zumindest eine Änderung des Kennworts dringend geboten.

Welche Schritte sollte man nach dem ersten Start von ESV durchführen?

Nach dem ersten Start von ESV sollte man im Menü „Sonstiges“ die Funktion „Benutzerkonten“ aufrufen, um dort Nutzerkonten für die Personen, die mit dem Programm arbeiten sollen, einzurichten. Bei ESV PRO sollte mindestens ein neuer Nutzer, der zu der Benutzergruppe „Geschäftsleitung“ gehört, erstellt werden.

Danach sollte man ESV schließen und sich nach einem Neustart des Programms mit einem der neuen Benutzernamen anmelden. Nun ruft man die Funktion „Benutzerkonten“ erneut auf und löscht den Nutzer „Chef“. So wird vermieden, dass sich Unbefugte über den Standardzugang Zugriff auf Ihre Daten verschaffen können.

Im nächsten Schritt rufen Sie im Menü „Sonstiges“ die „Systemeinstellungen“ auf, um die grundlegenden Einstellungen zu prüfen bzw. zu vervollständigen:

  • Nutzer von ESV PRO legen auf der Registerkarte „Beitragserhebung“ fest, welche Nutzer aus der Benutzergruppe „Geschäftsstelle“ Zugriff auf das Menü „Beitragswesen“ erhalten sollen. Der Zugriff auf dieses Menü erlaubt die Durchführung von Beitragserhebungen, den Export der Lastschriftdateien für den Beitragseinzug, den Druck von Rechnungen, den Import von Rücklastschriften, die Durchführung von Mahnprüfungen, etc.
  • Auf der Registerkarte „Rechnungstellung“ müssen Sie das Vereinskonto für den Beitragseinzug und die Gläubiger ID des Vereins eingeben.
  • Auf der Registerkarte „Word Vorlagen“ müssen Sie das Vorlagenverzeichnis prüfen.
    Bei ESV SOLO und ESV JUNIOR werden die Vorlagen bei der Installation standardmäßig im Ordner „C:\Users\Public\Documents\ESV\Vorlagen“ bzw. „C:\Benutzer\Öffentlich\Öffentliche Dokumente\ESV\Vorlagen“ gespeichert.
    Bei ESV PRO müssen Sie an dieser Stelle auf den im Rahmen der Installation erstellten Ordner für die Vorlagen auf Ihrem Server verweisen.
  • Auf der Registerkarte „Sonstiges“ geben Sie Ihr Bundesland, evt. Ihren Regierungsbezirk und Ihre KSB-Vereinsnummer ein. Diese Informationen werden für die alljährliche Bestandserhebung benötigt. Bei der KSB-Vereinsnummer handelt es sich um eine 6-stellige Zahl. Sollte Ihre Vereinsnummer 7-stellig sein, dann geben Sie nur die letzten 6 Stellen ein, da die erste Stelle dann für den Regierungsbezirk steht.
  • Prüfen Sie auf der Registerkarte „Sonstiges“ den „Standardpfad für Datenexport“.
    Bei ESV SOLO und ESV JUNIOR müssen Sie eventuell noch den Ordner „C:\Users\Public\Documents\ESV\Exporte“ bzw. „C:\Benutzer\Öffentlich\Öffentliche Dokumente\ESV\Exporte“ erstellen.
    Bei ESV PRO müssen Sie an dieser Stelle auf den im Rahmen der Installation erstellten Ordner für die Exporte auf Ihrem Server verweisen.

Detaillierte Informationen zu den Systemeinstellungen finden Sie in der Online-Hilfe von ESV.

Wie führt man ein Backup der Daten von ESV durch?

ESV verfügt über keine integrierte Backupfunktion. Diese ist auch nicht notwendig.

Um Ihre Daten zu sichern, reicht es das Datenbankverzeichnis von ESV zu kopieren.
Bei ESV SOLO und ESV JUNIOR handelt es sich um den Ordner „C:\Users\Public\Documents\ESV“ bzw. „C:\Benutzer\Öffentlich\Öffentliche Dokumente\ESV“ .
Bei ESV PRO handelt es sich um den im Rahmen der Installation auf dem Server eingerichteten zentralen ESV Ordner.

In jedem Fall sollten Sie den kompletten Ordner inklusive aller Unterordner sichern. Vor der Sicherung sollte ESV geschlossen sein. Bei ESV PRO bezieht sich dies auf alle Rechner im Netzwerk, nicht nur auf den PC, von dem aus die Sicherung durchgeführt wird.

Wir empfehlen tägliche Sicherung der Daten. Diese sollte auf externen Datenträgern erfolgen und auch extern gelagert werden. Regelmäßige, außer Haus gelagerte Sicherungen stellen den besten Schutz vor Datenverlust bei Computerdefekten, Diebstahl, Bränden, o.ä. dar.

Was ist bei einer erneuten Installation von ESV SOLO und ESV JUNIOR zu beachten?

Vor einer erneuten Installation von ESV JUNIOR und ESV SOLO müssen Sie unbedingt Ihre aktuellen Daten sichern.

Sämtliche Installationsmedien und Updates für ESV SOLO bzw. ESV JUNIOR enthalten Mitgliederdaten. Diese Daten entsprechen dem Mitgliederbestand zum Zeitpunkt der Erstellung der Installationsmedien bzw. Updates.

Für eine erneute Installation von ESV SOLO oder ESV JUNIOR gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Deinstallieren Sie ESV SOLO bzw. ESV JUNIOR und die MS Access Runtime. Dazu nutzen Sie den Bereich „Programme und Funktionen“ der Windows Systemsteuerung.
  2. Installieren Sie ESV SOLO bzw. ESV JUNIOR von Ihrem Installationsmedium neu.
  3. Installieren Sie das letzte erhaltene Programmupdate. Sollten Sie mehrere Updates besitzen, so reicht die Installation des neuesten Updates.
  4. Kopieren Sie die vor der Neuinstallation gesicherten aktuellen Daten in den Ordner „C:\Users\Public\Documents\ESV“ bzw. „C:\Benutzer\Öffentlich\Öffentliche Dokumente\ESV“.
Wie führt man eine Installation der ESV Demo durch?

Laden Sie sich die Testversion der ESV Basissoftware oder die Testversion von ESV mit Zusatzmodulen herunter.

Bei den Testversionen handelt es sich um selbstentpackende ZIP-Archive. Starten Sie die herunter geladene Testversion und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Setup“. Nach dem Entpacken des Archivs startet automatisch das Setup der ESV Demo. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms. Nach der Fertigstellung der Installation wird automatisch die MS Access Runtime installiert. Hierzu sind keine Eingaben Ihrerseits notwendig. Bestätigen Sie den Abschluss des Setups – fertig!

Wie kann ich mich in der ESV DEMO anmelden?

Für die Testversionen von ESV gibt es einen Zugang mit dem Benutzernamen „ESV-Demo“ und dem Kennwort „Demo“. Beachten Sie bei der Eingabe des Kennworts Groß-/Kleinschreibung.

Wie lange kann ESV DEMO getestet werden?

Nach dem ersten Start der ESV DEMO haben Sie maximal 60 Tage Zeit, unsere Software zu testen. Innerhalb dieses Zeitraums sind maximal 250 Programmaufrufe möglich.
Wenn dieser Testzeitraum für Sie nicht ausreichend ist, müssen Sie die ESV DEMO deinstallieren und anschließend neu installieren.

Welche Voraussetzungen müssen für den Einsatz von ESV SOLO oder ESV JUNIOR erfüllt sein?

Für den Einsatz von ESV SOLO oder ESV JUNIOR benötigen Sie einen handelsüblichen PC mit Microsoft® Windows® Betriebssystem (Vista® / Windows 7® / Windows 8® / Windows 8.1® / Windows 10®) sowie Microsoft Word® und Excel® aus den Officepaketen Office XP® / 2003® / 2007® / 2010® / 2013® / 2016®.

An den Hauptspeicher und den Massenspeicher werden keine besonderen Anforderungen gestellt.

Welche Voraussetzungen müssen für den Einsatz von ESV PRO erfüllt sein?

Die Anforderungen an die Arbeitsplatzrechner, auf denen ESV PRO installiert werden soll, sind identisch zu den Anforderungen für den Einsatz von ESV SOLO oder ESV JUNIOR. Es werden handelsübliche PC mit Microsoft® Windows® Betriebssystem (Vista® / Windows 7® / Windows 8® / Windows 8.1® / Windows 10®) sowie Microsoft Word® und Excel® aus den Officepaketen Office XP® / 2003® / 2007® / 2010® / 2013® / 2016® benötigt.

Da es bei ESV PRO keine zentrale Serverkomponente gibt, wird für den Einsatz von ESV PRO nicht zwingend ein echter Server benötigt. Es reicht für die Speicherung der Mitgliederdatenbanken ein Netzwerkspeicherort, z.B. auf NAS. Wichtig ist nur, dass von allen Arbeitsplatzrechnern, auf denen ESV PRO installiert werden soll, Vollzugriff auf diesen Speicherort möglich ist.

Welche Voraussetzungen müssen für den Einsatz von ESV PRO für Terminal Server erfüllt sein?

Für den Einsatz von ESV PRO für Terminal Server benötigen Sie einen Microsoft® Windows® Server (2008® / 2008 R2® / 2012® / 2016®) mit aktivierten Terminal Services (bis Windows Server 2008®) bzw. Remote Desktop Services (ab Windows Server 2008 R2®) . Außerdem wird Microsoft Word® und Excel® aus den Officepaketen Office XP® / 2003® / 2007® / 2010® / 2013® / 2016® auf dem Server benötigt.

Die für den Server benötigte Hardware ist abhängig von der Anzahl der Nutzer, die den Terminal Server parallel nutzen sollen.

Für den externen Zugriff, z.B. Home Office oder räumlich von der Geschäftsstelle getrennte Sportstätten, empfiehlt sich die Einrichtung eines VPN. Dieser Aspekt muss unter Umständen bei der Anschaffung des Netzwerkrouters berücksichtigt werden.

Warum gibt es keine Onlineversion von ESV?

Eine Onlineversion einer Software ist in den meisten Fällen mit der externen Speicherung der zugehörigen Daten verbunden. Für den Bereich der Mitgliederverwaltung eines Vereins bedeutet dies, dass es zu einer externen Speicherung der Mitgliederdaten kommt. Dazu ist eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung zu schließen. Die grundlegenden Anforderungen an einen solchen Vertrag werden in §11 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) umrissen. Wichtig ist dabei, dass der Auftraggeber, sprich der Verein, verpflichtet ist, sich regelmäßig von der Einhaltung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen und dies zu dokumentieren.

Diesen Anforderungen können Vereine in der Regel schwer oder auch gar nicht genügen.

Allen Vereinen, die eine Verwaltungssoftware mit der Möglichkeit zur ortsunabhängigen Nutzung der Software suchen, empfehlen wir ESV PRO für Terminal Server: die Software wird auf einem vereinseigenen Computer, über den der Verein die volle Kontrolle hat, installiert und die Remote Desktop Services des Server Systems ermöglichen den jederzeitigen ortsunabhängigen Zugriff auf den Server und damit auch auf ESV. Das Niveau des Zugriffschutzes auf den Terminal Server wird vom Verein definiert und kontrolliert.

Was ist aus der Software „EIS (EDV Im Sportverein)“ geworden?

Im Jahre 2015 fand eine Umbenennung der Software von „EIS (EDV Im Sportverein)“ in „ESV“ statt. Dabei handelte es sich um eine reine Umbenennung, funktionale Änderungen oder gar Einschränkungen gab es nicht.

Was ist zu unternehmen, wenn unerwartete Fehler beim Speichern von Daten vorkommen?

Sobald bei Standardaktionen, die man bereits vielfach durchgeführt hat, plötzlich Fehler auftreten, empfiehlt sich als Erstes eine Komprimierung der Datenbanken.

Bevor dies geschehen kann, muss ESV geschlossen werden. Bei ESV PRO bedeutet dies, dass das Programm auf allen Rechnern im Netzwerk bzw. im Falle der Terminal Server Version bei allen Nutzern des Terminal Servers geschlossen werden muss.

Danach führt man in der Programmgruppe ESV (Start → Alle Programme bzw. Alle Apps) die Funktion „Mitgliederdatenbank reparieren“ aus.
Nutzer von ESV KURS führen zusätzlich „Hallendatenbank reparieren“, „Kursdatenbank reparieren“ und „Übungsleiterdatenbank reparieren“ aus.
Nutzer von ESV ÜBUNGSLEITER führen zusätzlich „Hallendatenbank reparieren“ und „Übungsleiterdatenbank reparieren“ aus.
Nutzer von ESV STUDIO führen zusätzlich „Studiodatenbank reparieren“ aus.

Sollte der Fehler danach unverändert auftreten, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Was ist zu tun, wenn die Meldung „Keine Rückmeldung“ im ESV Fenster erscheint?

Diese Meldung erscheint des Öfteren, wenn in ESV ein Fenster mit einem Fortschrittsbalken geöffnet ist, z.B. bei Beitragserhebungen.

Dabei handelt es sich um ein reines Problem der Anzeigeaktualisierung.

Der Fortschrittsbalken friert dann ein und es sieht so aus, als wäre ESV abgestürzt. Sobald man dann den Fortschrittsbalken anklickt, erscheint die Meldung „Keine Rückmeldung“. Dies bedeutet jedoch keineswegs, dass das Programm beendet werden muss. Im Hintergrund wird ESV ganz normal weiter ausgeführt. Nach Beendigung der aufgerufenen Funktion wird das Fortschrittsfenster geschlossen und man kann ganz regulär in ESV weiter arbeiten.

Bevor man das Programm in einem solchen Fall mit dem Task Manager beendet, sollte man im Task Manager kontrollieren, ob der zugehörige Prozess nach Aktivitäten zeigt oder nicht.

 

Was ist zu tun, wenn der unerwartete Fehler „Objekt ungültig“ auftritt?

Dieser Fehler kann bei Problemen mit der Bildschirmanzeige auftreten.

Sollte es nicht gelingen durch Klicken der „OK“-Schaltfläche die Fehlermeldung zu schließen bzw. sollte die Fehlermeldung immer wieder neu erscheinen, muss man ESV mit dem Windows Task Manager zwangsweise beenden.

Wie können neue Beitragssätze hinzugefügt werden?

Zum Hinzufügen neuer Beitragssätze müssen Sie als erstes unter „Anzeige“ die Abteilungen aufrufen.

Um Grundbeiträge hinzuzufügen, rufen Sie die Abteilung „<Hauptverein>“ auf. Für das Hinzufügen neuer Zusatzbeiträge gehen Sie zu der betroffenen Abteilung.

Wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte „Beiträge“. Abhängig von der Beitragsart, für die Beitragssätze hinzugefügt werden sollen, rufen Sie nun im Menü „Abteilungen“ oder über das Kontextmenü der rechten Maustaste die Funktion „Grundbeiträge ändern“ bzw. „Zusatzbeiträge ändern“ auf.

Um einen neuen Beitragssatz hinzuzufügen, gehen Sie an das Ende der Auflistung mit den Beitragssätzen in die Zeile vor der am linken Rand ein „*“ steht. Anschließend geben Sie die gewünschte Bezeichnung und den gewünschten Betrag ein.

Eine neuer Grundbeitrag bei der Abteilung „<Hauptverein>“ wird automatisch in alle Abteilungen übernommen, bei denen die Option „abteilungsspezifische Grundbeiträge“ auf „Nein“ steht.
Für alle Abteilungen mit abteilungsspezifischen Grundbeiträgen müssen die neuen Grundbeiträge, falls notwendig, separat hinzugefügt werden.

Wie können die Bezeichnungen von Beitragssätzen geändert werden?

Bei der Änderung der Bezeichnungen von Beitragssätzen muss zwischen Grund- und Zusatzbeiträgen unterschieden werden.

Wenn die Bezeichnung eines Grundbeitrags geändert werden soll, dann bedeutend dies, dass die Bezeichnung eines Mitgliedsstatus geändert werden muss.
Dazu ruft man unter „Sonstiges“ die Systemeinstellungen auf und wechselt auf die Registerkarte „Mitgliedsstatus“. Dort können alle Mitgliedsstatusbezeichnungen geändert werden. Mit dem Speichern der Systemeinstellungen werden die Änderungen übernommen und erscheinen sofort bei den betroffenen Mitgliedern.

Zum Ändern der Bezeichnung von Zusatzbeiträgen müssen Sie als erstes unter „Anzeige“ die Abteilungen aufrufen. Gehen Sie anschließend zu der benötigten Abteilung und wechseln  Sie auf die Registerkarte „Beiträge“. Nun rufen Sie im Menü „Abteilungen“ oder über das Kontextmenü der rechten Maustaste die Funktion „Zusatzbeiträge ändern“ auf. Jetzt können Sie die Bezeichnungen der Zusatzbeiträge ändern. Nach der Speicherung der Zusatzbeiträge erscheinen die neuen Bezeichnungen sofort bei den betroffenen Mitgliedern.

Wie können Beitragssätze gelöscht werden?

Zum Löschen von Beitragssätzen müssen Sie als erstes unter „Anzeige“ die Abteilungen aufrufen.

Um Grundbeiträge zu löschen, rufen Sie die Abteilung „<Hauptverein>“ auf. Für das Löschen von Zusatzbeiträgen gehen Sie zu der betroffenen Abteilung.

Wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte „Beiträge“. Abhängig von der Beitragsart, für die Beitragssätze gelöscht werden sollen, rufen Sie nun im Menü „Abteilungen“ oder über das Kontextmenü der rechten Maustaste die Funktion „Grundbeiträge ändern“ bzw. „Zusatzbeiträge ändern“ auf.

Um einen Beitragssatz zu löschen, gehen Sie zu dem betroffenen Beitragssatz und löschen das Feld „Beitrag“. Nach der Speicherung der Beiträge ist der Beitragssatz gelöscht.

Eine bei der Abteilung „<Hauptverein>“ gelöschter Grundbeitrag wird automatisch in allen Abteilungen gelöscht, bei denen die Option „abteilungsspezifische Grundbeiträge“ auf „Nein“ steht.
Für alle Abteilungen mit abteilungsspezifischen Grundbeiträgen müssen die betroffenen Grundbeiträge, falls notwendig, separat gelöscht werden.

Wie können nicht mehr benötigte Mitgliedsstatus gelöscht werden?

Voraussetzung für das Löschen von Mitgliedsstatus ist, dass in keiner Abteilung für die betreffenden Mitgliedsstatus einen Beitragssatz gibt.
Um dies zu prüfen, rufen Sie unter „Anzeige“ die Abteilungen auf. Prüfen Sie bei der Abteilung „<Hauptverein>“ auf der Registerkarte „Beiträge“, ob die zugehörigen Beitragssätze bereits gelöscht worden sind. Sollte dies nicht der Fall sein, löschen Sie die Beitragssätze mit der Funktion „Grundbeiträge ändern“.
Falls es in Ihrem Verein Abteilungen mit abteilungsspezifischen Grundbeiträgen gibt, müssen Sie obige Prüfung für diese Abteilungen wiederholen.

Zum Löschen von Mitgliedsstatus ohne Beitragssätze rufen Sie im Menü „Sonstiges“ die Funktion „Alte Daten löschen“ auf, wählen dort die Option „Mitgliedsstatus ohne Beitragssätze“ und klicken anschließend auf die Schaltfläche „OK“.

Was ist bei der Änderung von Beitragshöhen zu beachten?

Bei der Änderung von Beitragshöhen sind zwei Punkte besonders zu beachten:

  1. Der Stichtag, ab dem die neuen Beiträge gültig sind:
    Bei geänderten Beiträgen findet für alle Mitglieder, die diesen Beitrag zahlen, eine Abrechnung des geänderten Beitrags statt. Bei der Abrechnung des geänderten Grundbeitrags sind 2 Fälle zu unterscheiden: wenn der Stichtag für die Gültigkeit der neuen Beiträge vor dem Datum des Feldes „Grundbeitrag erhoben bis“ (bei der Änderung von Grundbeiträgen) bzw. dem Datum des Feldes „Zusatzbeitrag erhoben bis“ (bei der Änderung von Zusatzbeiträgen) liegt, dann findet für den entsprechenden Zeitraum eine Nachberechnung statt. Sollte der Stichtag für die Gültigkeit der neuen Beiträge nach dem Datum des Feldes „Grundbeitrag erhoben bis“ (bei der Änderung von Grundbeiträgen) bzw. dem Datum des Feldes „Zusatzbeitrag erhoben bis“ (bei der Änderung von Zusatzbeiträgen) liegen, führt dies zur Abrechnung des alten Beitragssatzes bis zu dem Stichtag für die Beitragsänderung. Dabei wird das Feld „… erhoben bis“ geeignet geändert.
  2. Der Zeitpunkt, zu dem man die neuen Beitragssätze eingibt:
    Neue Beiträge sollte man möglichst zeitnah zu dem Stichtag ihrer Gültigkeit eingeben. So vermeidet man unnötige Nachberechnungen. Insbesondere sollte man vermeiden, neue Beiträge sehr weit im Voraus einzugeben, da die Beiträge direkt nach ihrer Speicherung die alleinig gültigen Beiträge sind. So müßten neue Mitglieder sofort diesen Beitrag bezahlen, auch wenn man eingegeben hat, daß die neuen Beiträge erst später gültig sein sollen. Der Stichtag für die Gültigkeit der Beiträge wird nur bei der Speicherung der Beiträge für die Nachberechnung benötigt.
Wie können die IBANs von Mitgliedern bei der Fusion zweier Banken neu berechnet werden?

Die Berechnung der durch die Fusion zweier Banken entstehenden IBANs übernimmt ESV. Einzige Voraussetzung dafür ist lediglich, dass die Kontonummern unverändert bleiben.

Um die Fusion der Banken in ESV zu vollziehen, ruft man im Menü „Sonstiges“ die Banken auf. Anschließend sucht man die Bank, die durch die Fusion verschwindet und gibt die BLZ bzw. die BIC der fusionierten Bank ein. ESV sucht nach der Speicherung der geänderten Werte alle bei Mitgliedern gespeicherten Bankverbindungen mit der alten BLZ bzw. BIC und führt sowohl deren Änderung auf die neuen Werte als auch die daraus resultierende Neuberechnung der IBAN durch.

Was kann man tun, wenn der Postausgangsserver den Versand eines Newsletters aufgrund der Anzahl der Mailempfänger blockiert?

Falls Ihr Mailprovider den Versand von Massenmails, z.B. im Rahmen eines Newsletterversands, limitiert hat, bleibt Ihnen derzeit nichts anderes übrig, als den Versand der E-Mail in mehrere Tranchen zu splitten.
Die Erweiterte Mitgliederauswahl bietet die Möglichkeit, einen Filter auf den Nachnamen zu setzen. Um z.B. alle mit „A-M“ beginnenden Nachnamen zu selektieren, muss man folgendes Kriterium verwenden:

 Bereich  Stammdaten
 Feld  Nachname
 Kriterien
 wie „[A-M]*“

So lässt sich die Zahl der Empfänger reduzieren und die Massenmail in mehreren Etappen verschicken.

Wie können falsche Einträge aus der Straßenliste gelöscht werden?

Im Menü „Sonstiges“ lässt sich die komplette in ESV gespeicherte Straßenliste aufrufen. Dort können Einträge geändert und auch gelöscht werden.

Zu beachten ist dabei jedoch, dass an der Straßenliste vorgenommene Änderungen keine Auswirkungen auf die bei den Mitgliedern gespeicherten Angaben zur Straße haben. Um Fehleingaben bei den Mitgliedern zu korrigieren, muss jedes betroffene Mitglied einzeln geändert werden.

Warum erscheinen in meinem Buchungsjournal keine Beiträge?

Vor einer Rechnungstellung muss die Beitragserhebung durchgeführt werden, da nur im Rahmen der Beitragserhebung für alle Mitglieder die Beitragsbuchungen generiert werden.

Bei einer Rechnungstellung ohne vorherige Beitragserhebung enthält das Buchungsjournal nur die von ESV jenseits einer Beitragserhebung generierten Buchungen, z.B. Aufnahmegebühren, Kursgebühren oder im Rahmen von Datenänderungen entstandene Nachberechnungen.

Was kann ich tun, wenn die Bank die von ESV erzeugten XML-Dateien nicht akzeptiert?

Häufigste Ursache für eine Ablehnung der durch ESV erzeugten XML-Dateien zum Lastschrifteinzug ist eine falsche BIC.

Die von ESV generierten Dateien sind zwar prinzipiell semantisch korrekt, d.h. die Struktur und der Inhalt der Dateien entsprechen den Vorgaben, es kann jedoch sein, dass Einträge prinzipiell zulässig wären, aber trotzdem nicht verwendet werden dürfen.
Bei der BIC kann es z.B. passieren, dass man in ESV statt eines „S“ eine „5“ eingegeben hat. Das Resultat ist eine vom Aufbau her völlig korrekte BIC, für die sich aber im SCL-Verzeichnis der Bundesbank keine Entsprechung findet. Bei dem SCL-Verzeichnis handelt es sich um ein Verzeichnis aller am SEPA-Verfahren teilnehmenden Zahlungsdienstleister. Sobald eine einzige BIC nicht im SCL-Verzeichnis zu finden ist, verweigern die Banken die Annahme der kompletten XML-Datei.

Leider sind die Hinweise, die man von den Banken bezüglich der Gründe für eine Ablehnung von XML-Dateien erhält, in der Regel völlig nutzlos, da man den zugrundeliegenden Fehler anhand der Fehlermeldung der Bank nicht ermitteln kann.
In der Regel hilft an dieser Stelle nur eine Software zur Prüfung der XML-Datei. Sehr gut geeignet ist dafür der SEPA-XML-Checker von Star Finanz. Von Star Finanz stammt auch die Banking Software SFirm.

Wenn Sie über keine Software zur Prüfung der XML-Dateien verfügen, können Sie sich auch an uns wenden und die Dateien durch uns prüfen lassen.

Was kann ich tun, wenn die Lastschriftsumme im Buchungsjournal von dem bei der Bank eingereichten Betrag abweicht?

Im Rahmen der Rechnungstellung wird Ihnen ein Buchungsjournal nach Rechnungstellung angezeigt. Wenn am selben Tag bei Mitgliedern mit der Zahlungsart „Lastschrift“ weitere Zahlungseingänge verbucht worden sind, z.B. bar gezahlte Kursgebühren, dann hat dies Auswirkungen auf den in dem Buchungsjournal angezeigten Betrag unter „gesamt Sollstellung Lastschriften“, da auch diese Zahlungen in dem Buchungsjournal auftauchen, sie aber nicht Bestandteil der bei der Bank einzureichenden XML-Dateien sind.

Sobald Sie Abweichungen zwischen dem Gesamtbetrag der Lastschriften, die Sie bei der Bank einreichen, und dem nach der Rechnungstellung angezeigten Buchungsjournal feststellen, sollten Sie ein Buchungsjournal nach Zahlungseingang erstellen. Dazu rufen Sie im Menü „Beitragswesen“, Untermenü „Drucken“ die Funktion „Buchungsjournal“ auf. Dort wählen Sie unter „Buchungsjournal nach“ die Option „Zahlungseingang“ und geben bei „Zeitraum am“ das Datum ein, an dem die Bank die Lastschriften ausführen soll. Da das Ausführungsdatum für Lastschriften immer in der Zukunft liegen muss und Buchungen nur über die Rechnungstellungsfunktion ein Zahlungseingangsdatum in der Zukunft erhalten können, muss der Gesamtbetrag für Lastschriften im Buchungsjournal nach Zahlungseingang mit der Summe der bei der Bank eingereichten Lastschriften übereinstimmen.

Welche Felder stehen mir für Ein- und Austrittsbriefe zur Verfügung?

Die für Ein- bzw. Austrittsbriefe zur Verfügung stehenden Felder sind in der ESV Onlinehilfe unter „Eintrittsbestätigungen drucken“ bzw. „Austrittsbestätigungen drucken“ aufgelistet. Die dort aufgeführten Feldnamen entsprechen den Bezeichnungen der Word Seriendruckfelder. In den Feldnamen vorkommende Leerzeichen sind in Word durch ein „_“ zu ersetzen.

Warum hängt sich ESV bei mir während eines Seriendrucks immer auf?

In den meisten Fällen hat sich ESV nur scheinbar aufgehängt. Vielmehr ist es fast immer so, dass Word nach dem Start des Seriendrucks im Hintergrund ein kleines Dialogfenster geöffnet hat. Wenn ein Seriendruck länger als üblich dauert, lässt sich mittels der Tastenkombination „Alt + TAB“ prüfen, ob Word im Hintergrund einen Dialog geöffnet hat.

Der Titel eines solchen Dialogfensters lautet meistens „Ungültiges Seriendruckfeld“. Ursache dafür ist ein in der Vorlage für den Seriendruck verwendeter Feldname, der in der Datenquelle, also den von ESV für den Seriendruck zur Verfügung gestellten Daten, nicht vorhanden ist. Die häufigsten Ursachen für einen solchen Fehler sind:

  • Tippfehler bei der Erstellung der Seriendruckvorlage
  • Verwendung von Feldnamen, die ESV im Rahmen der genutzten Funktion, z.B. Ein- oder Austrittsbriefe, nicht zur Verfügung stellt
  • unvollständige Auswahl der benötigten Felder im Rahmen eines freien Seriendrucks, sprich in ESV wurden nicht alle für den Seriendruck benötigten Felder ausgewählt.

In den meisten Fällen ist es ratsam, den Seriendruck abzubrechen, die Ursache des Fehlers zu beheben und den Seriendruck erneut zu starten.

Wieso scheitert mein Seriendruck immer, wenn ich genau einen Brief drucken möchte?

Wenn die Datenquelle für den Seriendruck aus nur einem Datensatz besteht, hat Word ein Problem bei der korrekten Erkennung der Sprache der Seriendruckdaten. So wird aus dem Feld „Straße“ beim Einlesen der Daten das Feld „Stra□e“.

Diesen Fehler gibt es bereits seit Word 97. Um ihn zu beheben, ist eine Änderung in der Windows Registrierung notwendig.
Unter „HKEY_CURRENT_USER/Software\Microsoft\Office\12.0\[Wordversion]\Options“ muss  ein DWORD-Wert mit der Bezeichnung „DefaultCPG“ angelegt werden. Als Wert muss DefaultCPG dann 1252 (Dezimal) bzw. 4e4 (Hexadezimal) zugewiesen werden.

[Wordversion] ist für Word 2007 durch 12.0, Word 2010 durch 14.0, Word 2013 durch 15.0 und Word 2016 durch 16.0 zu ersetzen.

Da es sich um eine Einstellung im Bereich HKEY_CURRENT_USER handelt, muss die Änderung für jeden eingerichteten Windowsnutzer, der auch mit ESV arbeitet, vorgenommen werden.

Wieso wird mir bei der Anmeldung eines Teilnehmers keine Kursgebühr zur Auswahl angeboten?

Das Fehlen jeglicher Kursgebühr bei der Anmeldung eines Teilnehmers bedeutet, dass der Teilnehmer zu einer Personengruppe gehört, für die keine Kursgebühr definiert wurde.

Bei der Einrichtung der Kursgebühren für einen Kurs ist folgendes zu beachten:

  • wenn sich externe Teilnehmer für den Kurs anmelden können sollen, dann muss es eine Kursgebühr für die in den Systemeinstellungen festgelegte Kursabteilung, in der Regel die Abteilung „<Kurse>“, geben
  • wenn sich beliebige Vereinsmitglieder für den Kurs anmelden können sollen, dann muss es eine Kursgebühr für die Abteilung „<Hauptverein>“ geben
  • wenn nur die Mitglieder einer bestimmten Abteilung sich für einen Kurs anmelden dürfen, dann muss jeder potentielle Teilnehmer eine Mitgliedschaft in der entsprechenden Abteilung haben.

Sobald also im Rahmen einer Kursanmeldung keine Kursgebühr zur Auswahl steht, ist zu prüfen, ob alle notwendigen Kursgebühren eingerichtet wurden bzw. ob der Teilnehmer alle Voraussetzungen für die Teilnahme an dem Kurs erfüllt.

Wieso gibt es für mein Angebot keine aktuellen Kurstermine, obwohl die Kurszeiten eingegeben worden sind?

Zu unterscheiden ist zwischen befristeten und unbefristeten Angeboten.

Bei befristeten Angeboten kann ein falsch eingegebener Zeitraum für eine Kurszeit dazu führen, dass keine Termine berechnet werden. In der Regel wird die Eingabe eines Zeitraums („ganzjährig“, „nur Sommerhalbjahr“, „nur Winterhalbjahr“) bei befristeten Angeboten überhaupt nicht benötigt. Im Extremfall, z.B. einem Kurs vom 01. Mai bis zum 31. August und einer Kurszeit für den Zeitraum „nur Winterhalbjahr“, berechnet ESV überhaupt keine Termine, da der Kurszeitraum komplett im Sommerhalbjahr liegt und es somit gar keine Termine im Winterhalbjahr geben kann.

Bei unbefristeten Angeboten werden bei der Einrichtung des Kurses die Kurstermine maximal bis zum Ende des Jahres berechnet, für das der letzte kursfreie Tag eingegeben wurde. Um darüber hinaus gehende Termine zu berechnen, müssen Sie im Formular „Kurse“ auf der Registerkarte „Kurstermine“ die Funktion „Kurstermine berechnen“ aufrufen.
Dies bedeutet, dass zum Jahreswechsel immer einmalig alle kursfreien Tage des neuen Jahres erfasst werden müssen, um dann für alle Kurse ohne Kursende die Kurstermine berechnen zu lassen. Mit der Funktion „Erweiterte Auswahl Kurse“ können alle Kurse ohne Kursende selektiert werden:

Bereich Stammdaten
Feld Kursende
Kriterien
= Null

Da die Funktion „Kurstermine berechnen“ die Berechnung der Termine aller aktuell im Formular „Kurse“ angezeigte Angebote ermöglicht, ist die Berechnung der Kurstermine mit wenig relativ wenig Aufwand zu bewerkstelligen.

Wie kann eine Person mit einer Verordnung an zwei REHA-Angeboten teilnehmen?

Da bei der Abrechnung von REHA-Teilnahmen bei jeder Teilnahme anzugeben ist, welches Angebot von dem Teilnehmer besucht wurde, muss die Verordnung des Teilnehmers in diesem Fall gesplittet werden. Konkret bedeutet dies die Anmeldung des Teilnehmers für zwei Angebote mit jeweiliger Eingabe der Verordnungsdaten. Dabei ist die auf der Verordnung angegebene maximale Teilnahmezahl so auf die beiden Angebote zu verteilen, dass sich in der Summe wieder die auf der Verordnung stehende Zahl ergibt. Wenn zu erwarten ist, dass der Teilnehmer an beiden Angeboten in etwa gleich häufig teilnimmt, ist also jeweils die Hälfte der verordneten Teilnahmezahl als maximale Teilnahmezahl pro Angebot sinnvoll.

Gibt es eine Möglichkeit der Erfassung von REHA-Teilnahmen, ohne jeden Termin manuell einzugeben?

Die Funktion zur Erfassung der REHA-Teilnahmen bietet zwei Möglichkeiten der automatischen Generierung von Kursterminen:

  1. Kurstermine eintragen:
    hiermit lassen sich automatisch alle Kurstermine, die in einen einzugebenden Zeitraum fallen, automatisch als Teilnahmedaten eintragen.
  2. Anzahl angeben:
    hiermit lässt sich eine Anzahl von Kursterminen angeben, die als Teilnahmedaten erfasst werden sollen. Beginnend mit dem Verordnungsbeginn bzw. der letzten bereits erfassten Teilnahme wird die entsprechende Anzahl Kurstermine als Teilnahmen übernommen.

In beiden Fällen müssen für eine korrekte Erfassung der tatsächlichen REHA-Teilnahmen alle Termine, für die es keine Unterschrift des Teilnehmers gibt, durch manuelles Anklicken wieder entfernt werden.

Für Vereine, die ESV PRO nutzen, und bei denen der REHA-Sport im Haus stattfindet, gibt es eine Möglichkeit der individuellen Programmanpassung zur elektronischen Erfassung der REHA-Teilnahmen direkt nach der Unterschrift des Teilnehmers.
Dazu wird auf die Unterschriftenliste der Teilnehmer ein eindeutiger Barcode gedruckt, der nach der Unterschrift des Teilnehmers eingescannt werden muss. Die führt zu der Generierung einer REHA-Teilnahme für den betreffenden Teilnehmer und das aktuelle Datum.

Wie kann ich alle Übungsleiter filtern, von denen noch kein Führungszeugnis vorliegt?

Zur Erfassung der Führungszeugnisse bietet sich in ESV ÜBUNGSLEITER der Bereich der Qualifikationen an.

Prinzipiell ist der Bereich der Qualifikationen dazu gedacht, die einzelnen Lizenzen der Übungsleiter mit Bezeichnung, Datum des Lizenzerwerbs, Datum des Lizenzendes und den Lizenzkosten zu verwalten. Es ist jedoch problemlos möglich, als Qualifikation „Führungszeugnis“ einzugeben und die Felder „Lizenzerwerb“ und „Lizenzende“ für das Ausstellungsdatum und das Gültigkeitsende des Führungszeugnisses zu nutzen.
Sowohl „Lizenzerwerb“ als auch „Lizenzende“ sind keine Pflichtfelder. Dies ermöglicht die Erfassung der Qualifikation „Führungszeugnis“ ohne jedwede Datumsangabe.

Durch die prinzipielle Eingabe der Qualifikation „Führungszeugnis“ bei jedem Übungsleiter lassen sich mit der Funktion „Übungsleiter auswählen“ alle Übungsleiter selektieren, deren Führungszeugnis noch nicht vorliegt, da bei diesen das Feld „Lizenzerwerb“ leer ist:

Bereich Qualifikationen Qualifikationen
Feld Qualifikation Lizenzerwerb
Kriterien
= „Führungszeugnis“ = Null
Warum meldet ESV nicht automatisch, wenn das Jahreshonorar den Steuerfreibetrag von 2400 € für ehrenamtliche Übungsleiter überschreitet?

Sobald das Jahreshonorar eines ehrenamtlich tätigen Übungsleiters den Steuerfreibetrag überschreitet, existiert ein Problem bei dem man nur noch schwerlich reagieren kann.

Aus diesem Grund bietet ESV die Möglichkeit zur Eingabe einer individuellen Warngrenze für jeden Übungsleiter. Im Anschluss an jede Rechnungstellung von Übungsleiterhonoraren wird geprüft, ob es Übungsleiter mit überschrittener Warngrenze gibt, und eine entsprechende Übungsleiterauswahl angezeigt. So besteht durch vernünftige, individuelle Wahl der Warngrenzen die Möglichkeit, mit den Übungsleitern die zu leistenden Stunden so zu planen, dass eine Überschreitung des Steuerfreibetrags vermieden wird.

Wieso müssen für die Nutzung des elektronischen Stundenzettels in Excel Makros aktiviert werden?

Die Verarbeitung der elektronischen Stundenzettel geschieht in ESV durch das Einlesen von Exceldateien. Voraussetzung für das erfolgreiche Einlesen der Stundenzettel ist die korrekte Formatierung der einzulesenden Dateien. Die korrekte Formatierung der Stundenzettel wird dadurch garantiert, dass die Tabellen der Stundenzettelvorlagen schreibgeschützt sind.

Die Erfassung der Arbeitszeiten in der Stundenzettelvorlage geschieht über drei in der Vorlage implementierte Funktionen: „Tätigkeit hinzufügen“, „Tätigkeit ändern“ und „Tätigkeit löschen“. Diese drei Funktionen bieten eine formulargestützte Eingabemöglichkeit der geleisteten Stunden. Sie stehen in Excel im Bereich „Add-Ins“ des Excel Menübands zur Verfügung.
Voraussetzung dafür ist jedoch die Aktivierung von Makros für die Stundenzettel. Um dies zu ermöglichen, darf die Einstellung für Makros in Excel nicht auf „Alle Makros ohne Benachrichtigung deaktivieren“ stehen. Die Einstellung „Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren“ sollte jedoch ausreichend sein, da dadurch die Möglichkeit besteht einzelne Dokumente zu vertrauenswürdigen Dokumenten zu erklären und so die enthaltene Makrofunktionalität zu nutzen.

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